管理营销、品牌设计和VI设计与代理工作最具挑战性的部分之一是利益相关者之间的内部与外部协作流程。

许多品牌设计和VI设计项目需要直接团队之外的大量反馈，例如客户项目、产品或设计许可使用的批准等等。

收集内部创意团队和外部利益相关者之间的反馈可能是一个混乱的过程，用于监控跨电子邮件收件箱、聊天线程和跟进的评论、变更请求和新版本。

当涉及到交付期限和客户体验时，这个过程通常有很多不足之处。有多种品牌设计和VI设计快速落地执行的方法可以更无缝地将外部合作者纳入审核流程。

1. 用摄入表格捕捉外部内容
品牌设计和VI设计快速落地执行项目管理的一个反复出现的挑战是，内部团队通常很难将外部合作者创建的内容合并到内部项目工作流程中。当提交新的项目内容（如设计概要）时，内部通常必须有人将内容转发给合适的人员并管理所有不同的版本。

内部-外部内容问题可以通过摄入表单来解决，这些表单是可通过网络访问的表单，它：
使合作伙伴、客户和其他人能够直接将内容提交给您的团队以供使用或审查。
对提交的内容应用完整的审查工作流程，包括路由和批准步骤、通知、阶段和安全控制。
此选项不仅可确保来自外部合作者的内容每次都能落到合适的人手中，而且还能自动创建可在整个制作过程中引用的审计跟踪。

2. 分组审稿人控制内容反馈
对于创造性工作，许多利益相关者需要给予他们的批准——但并非每个人都需要始终完全访问内容。

品牌设计和VI设计快速落地执行项目开始之前，评审组有助于划分角色和职责——内部、团队或评审步骤，以及外部评审员。

例如，您可以设置一个审核工作流程，将内容发送到不同的内部组，然后最终发送到客户。客户组可以设置为仅在创建新版本时收到通知，或者在整个审查过程中通过其他基于操作的触发器来通知。

在内部创意团队和外部利益相关者之间收集反馈可能是一个混乱的过程。

NHS Inc管理多个滑板产品线并将其设计许可给多个合作伙伴，它使用不同的审查小组来促进其品牌、创意和许可团队对国际合作伙伴提交的新产品设计的同步反馈。多个团队可以在整个设计过程中提供他们的意见，而不会阻碍与被许可人的协作过程。

在内容创建过程的各个阶段，将协作者分成具有不同访问级别和评论能力的职能审查组，使您能够更好地控制和加快反馈过程。

3. 使用次要内容版本
创意团队还应考虑在与客户的审查阶段如何处理内容版本控制。

标记版本的典型方法是 v1、v2、v3 等。根据您的项目工作流程，这可能不是理想的过程。到外部共享内容时，您可能正在共享现在称为 v3 的内容。这通常会引起一些混乱并导致客户问：“嘿，v1 和 v2 发生了什么？”

您可以在那时开始一个新版本。然而，这种方法将原始内容和仅为客户审查而创建的版本分开，打破了内部行动和外部反馈之间的联系，并要求您的团队跟踪两个单独文档的活动。

为您的项目使用次要版本控制结构允许将供内部审查的版本标记为 vX.1、vX.2（其中“X”是主要版本），并使您能够仅与客户共享主要版本并避免任何混淆。

4. 将内部对话与私人评论分开
有时您需要与客户共享内容——但并非所有正在进行的内部讨论都随着反馈的变化和更新而发生。

例如，一旦您完成了新的广告设计并与您的客户分享，他们可能会开始向项目添加评论，这些评论需要深入的内部讨论才能解决。

您可能不希望外部审阅者看到针对他们的评论进行的对话。通常，您会被迫通过电子邮件、聊天或电话进行这些对话。这种方法不仅打破了围绕证明的审计线索，而且使您的团队与内部审阅者协作更加耗时。

这个问题可以通过允许客户在某个阶段为特定审稿人组启用私人评论来解决。然后可以对内容进行私人讨论，并且只有在该特定阶段的审阅者才能看到，同时确保所有注释都保留为项目的一部分。然后，您可以选择在反馈得到解决后让所有审阅者看到这些评论。

5. 通过锁定超过截止日期的内容来阻止“范围蔓延”
众所周知品牌设计和VI设计快速落地执行，在创意世界中，“最终”通常是一个相对术语。

即使在内容片段获得批准后，更改请求和反馈在每个人都批准并扰乱生产过程和交付期限后也很常见，特别是如果合适的人没有提前足够远地看到内容以提供反馈或正在审查旧版本的内容。

在做出批准决定后锁定内容以防止其他修改和版本控制解决了这个第 11 小时的反馈问题。

例如，管理大量每日直邮设计订单的机构使用带有自动提醒功能的证明锁定来强制每个客户的 24 小时截止日期。如果在截止日期过后发送任何新的更改请求，系统会自动发送一封电子邮件，概述进行这些更改所需的成本。因此，设计团队极大地缩短了交付时间，使他们能够更快地处理新的项目请求。

总结：让反馈毫不费力
VI设计管理外部协作不需要耗时或混乱。对项目和文件结构的微小更改可以极大地提高共享、修改和批准内容的便利性，并确保项目安全和按计划进行。